Jak poprawnie wypełnić kartę szkolenia BHP: wzór 2025
Karta szkolenia wstępnego BHP (wzór 2025) to jeden z najważniejszych dokumentów w zakresie bezpieczeństwa pracy. Potwierdza, że nowy pracownik odbył obowiązkowe szkolenie z zasad BHP i może bezpiecznie rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków. Szkolenie BHP musi być przeprowadzone w pierwszym dniu pracy nowego pracownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi formę, zawartość oraz przechowywanie kart szkolenia wstępnego BHP.
Bez podpisanej i prawidłowo uzupełnionej karty pracodawca nie ma prawa dopuścić pracownika do pracy. Dokument ten jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także elementem odpowiedzialnego zarządzania bezpieczeństwem w firmie. Szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy i w godzinach pracy pracownika, co jednoznacznie wynika z przepisów prawa pracy.
Spis treści
Po co jest karta szkolenia wstępnego BHP?
Karta szkolenia wstępnego BHP służy do potwierdzenia odbycia szkolenia BHP przez pracownika. Jest to dokument wymagany przez przepisy prawa i stanowi dowód, że pracodawca dopełnił obowiązku przeszkolenia pracownika przed dopuszczeniem go do pracy. Celem szkolenia jest przygotowanie pracownika do bezpiecznej i higienicznej pracy..
Wymóg posiadania karty szkolenia wstępnego wynika z przepisów prawa pracy. Ważne jest, aby karta była prawidłowo wypełniona.
Dlaczego karta jest potrzebna?
- Jest dowodem przeprowadzenia szkolenia — zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
- Potwierdza, że pracownik zna zasady bezpiecznej pracy i wie, jak reagować w sytuacjach zagrożenia.
- Chroni pracodawcę podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
- W razie wypadku przy pracy karta stanowi dowód, że szkolenie zostało przeprowadzone zgodnie z przepisami.
- Pomaga w ewidencji szkoleń i organizacji dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja powinna być zgodna z informacjami zawartymi w przepisach dotyczących BHP.
Kto musi posiadać i wypełnić kartę szkolenia BHP?
Karta szkolenia wstępnego BHP jest obowiązkowa dla:
- wszystkich nowo zatrudnionych pracowników,
- stażystów i praktykantów,
- osób zatrudnionych na umowę zlecenie, jeśli wykonują prace, przy których występują zagrożenia dla zdrowia lub życia – do decyzji zleceniodawcy.
Kto wypełnia i podpisuje kartę?
- Pracodawca – organizuje szkolenie i odpowiada za prowadzenie dokumentacji, a także ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie przygotowanie przed dopuszczeniem do pracy,
- Prowadzący szkolenie – wpisuje dane dotyczące przeprowadzonego instruktażu i podpisuje odpowiednią część karty; musi posiadać stosowne kwalifikacje do prowadzenia szkolenia,
- Pracownik – po zakończeniu szkolenia podpisuje kartę, potwierdzając, że zapoznał się z zasadami BHP.
Co obejmuje szkolenie wstępne BHP?
Szkolenie wstępne składa się z dwóch podstawowych części: instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego i obejmuje zagadnienia z zakresu BHP.
Instruktaż ogólny
To wprowadzenie do zasad bezpieczeństwa obowiązujących w całym zakładzie. Instruktaż ogólny obejmuje szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Obejmuje:
- przepisy prawa pracy i BHP,
- zasady postępowania w razie pożaru lub wypadku,
- podstawy udzielania pierwszej pomocy,
- informacje dotyczące higieny pracy.
Uczestnicy otrzymują kluczowe informacje dotyczące zasad BHP.
Czas trwania: minimum 3×45 minut. Prowadzi go specjalista ds. BHP lub osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia.
Instruktaż stanowiskowy
To część szkolenia, w której pracownik poznaje konkretne zagrożenia i sposoby bezpiecznej pracy na swoim stanowisku. Instruktaż stanowiskowy jest dostosowany do wymagań na danym stanowisku, uwzględniając specyfikę obowiązków i środowiska pracy.
Obejmuje:
- obsługę maszyn i urządzeń,
- sposoby zabezpieczania stanowiska,
- zasady ergonomii i organizacji pracy.
Czas trwania:
- minimum 2×45 minut – prace biurowe,
- minimum 8×45 minut – prace techniczne, produkcyjne lub szczególnie niebezpieczne.
Prowadzi go bezpośredni przełożony lub osoba upoważniona przez pracodawcę.
Jak wypełnić kartę szkolenia wstępnego BHP krok po kroku?
Krok 1. Wprowadź dane pracownika
Wpisz imię, nazwisko, stanowisko i datę zatrudnienia. Dane muszą być zgodne z dokumentacją kadrową.
Krok 2. Wpisz daty przeprowadzenia szkolenia
Uzupełnij daty rozpoczęcia i zakończenia instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego.
Jeśli instruktaż trwał dłużej niż jeden dzień – wpisz pełny zakres dat.
Ważne jest, aby daty były zgodne z przepisami, ponieważ mają wpływ na ważność dokumentu.
Krok 3. Uzupełnij dane osób prowadzących szkolenie
- część ogólną podpisuje specjalista ds. BHP,
- część stanowiskową podpisuje bezpośredni przełożony lub kierownik działu, który powinien być osobą odpowiedzialną wyznaczoną przez pracodawcę.
Krok 4. Podpis pracownika
Pracownik podpisuje kartę po zakończeniu szkolenia, potwierdzając, że zapoznał się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zna procedury bezpieczeństwa.
Krok 5. Przechowywanie karty
Oryginał karty należy umieścić w aktach osobowych pracownika, w części B.
Poniżej znajdziesz wzór poprawnie wypełnionej karty szkolenia wstępnego BHP – zgodny z obowiązującym rozporządzeniem na rok 2025.
Dzięki niemu łatwo sprawdzisz, jak powinna wyglądać prawidłowo uzupełniona dokumentacja potwierdzająca odbycie szkolenia przez nowego pracownika.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu karty szkolenia BHP
- Instruktaż ogólny i stanowiskowy przeprowadzony tego samego dnia – przy dłuższym szkoleniu (8×45 minut) to niemożliwe ze względu na przepisy czasu pracy.
- Podpisanie instruktażu stanowiskowego przez pracownika służby BHP – może to zrobić tylko bezpośredni przełożony.
- Dwukrotne wypełnienie rubryki „instruktaż stanowiskowy” – robi się to tylko raz, chyba że pracownik zmienia stanowisko. W przypadku takich zmian należy przeprowadzić ponowny instruktaż stanowiskowy oraz odnotować zmiany na karcie szkolenia.
- Zmiana wzoru karty – obowiązuje urzędowy wzór karty szkolenia wstępnego BHP 2025, którego nie wolno modyfikować.
- Brak podpisu pracownika – karta bez podpisu jest nieważna.
Co zrobić, gdy już masz kartę szkolenia wstępnego BHP?
Po zakończeniu szkolenia i uzyskaniu wszystkich podpisów:
- Oryginał karty trafia do akt osobowych pracownika – nie należy jej usuwać ani wymieniać, nawet po latach.
- Kopia może być przechowywana w dokumentacji działu BHP lub w archiwum zakładowym.
- Dokument należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – zgodnie z zasadami archiwizacji – 50 lat.
Nie trzeba wysyłać karty do żadnego urzędu. Jest to dokument wewnętrzny, który może być okazany podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o kartę szkolenia wstępnego BHP
Czy kartę BHP trzeba co roku odnawiać?
Nie. Karta szkolenia wstępnego BHP dotyczy tylko pierwszego szkolenia przy zatrudnieniu.
Kolejne szkolenia (tzw. okresowe) dokumentuje się na osobnych listach i zaświadczeniach, zgodnie z przepisami w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czy karta BHP może być prowadzona w formie elektronicznej?
Tak, pod warunkiem że firma posiada system elektronicznego obiegu dokumentów i zapewnia możliwość wydruku na żądanie inspektora PIP. Elektroniczna karta musi zawierać wszystkie wymagane informacje zgodnie z przepisami tak jak tradycyjna wersja papierowa. Jednak wciąż najczęściej stosowana jest forma papierowa.
Co zrobić, jeśli karta została zgubiona?
Należy niezwłocznie odtworzyć ją na podstawie dokumentacji szkoleniowej lub ponownie przeprowadzić szkolenie i wystawić nową kartę.
Czy obowiązuje nowy wzór karty w 2025 roku?
Nie, wzór karty szkolenia wstępnego BHP w 2025 roku pozostaje taki sam, jak w latach poprzednich. Nadal obowiązuje wzór określony w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. nr 180, poz. 1860) w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Podsumowanie
Karta szkolenia wstępnego BHP to nie tylko formalność – to dowód odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo swoich pracowników. Celem szkolenia jest zapewnienie pracownikom niezbędnych umiejętności i bezpieczeństwa w pracy. Dokument:
- potwierdza odbycie szkolenia BHP,
- zabezpiecza firmę podczas kontroli,
- jest wymagany dla każdego nowego pracownika,
- powinien być wypełniony zgodnie z obowiązującym wzorem na 2025 rok.
Dbając o prawidłowe prowadzenie kart BHP, firma spełnia obowiązki wynikające z przepisów i realnie dba o bezpieczeństwo swoich ludzi. Dokumentacja powinna być prowadzona w dziedzinie bezpieczeństwa, co jest kluczowe dla zgodności z regulacjami i zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.
